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Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

La protection de données à caractère personnel est en particulier régie par le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après le « RGPD ») et de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée dite « Loi informatique et libertés » (ci-après la « Loi n° 78-17 »).

Dans le cadre de leurs activités, la société COFLEC, société à responsabilité limitée au capital de 22.360 euros, dont le siège social est situé Parc d’activités du moulin de Massy, 7 rue du saule trapu – 91300 Massy, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’Evry sous le numéro 340 087 576 et l’ensemble de ses entités au sens de l’article L. 233-1 du code de commerce (ci-après, le « Réseau DEF ») collectent et traitent pour leur compte des données à caractère personnel de leurs clients, prospects, sous-traitants, prestataires ou partenaires divers (ci-après dénommés de façon générale les « Clients »).

Outre le RGPD et la Loi n° 78-17, le Réseau DEF s’engage à respecter la présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique de Confidentialité ») dans le cadre de chacun des traitements de données à caractère personnel qu’il met en œuvre.

La Politique de Confidentialité a pour objet d’informer, de manière claire, l’ensemble des Clients sur les données que le Réseau DEF collecte, ce qu’il en fait, combien de temps il les conserve, les personnes auxquelles il est susceptible de les transmettre, les droits des personnes concernées et les mesures de protection qu’il met en œuvre.

Politique de confidentialité

La Politique de Confidentialité a pour objet de communiquer aux Clients l’ensemble des informations relatives aux données à caractère personnel les concernant collectées et traitées par le Réseau DEF.
La Politique de Confidentialité ne s’applique qu’aux seuls traitements de données à caractère personnel pour lesquels le Réseau DEF intervient en qualité de responsable de traitement. Dans ce cadre, le traitement de données à caractère personnel peut être directement mis en œuvre par le Réseau DEF ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par lui.
Aucun traitement de données personnelles n’est mis en œuvre par le Réseau DEF s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.
Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des Clients par le biais d’une modification de la présente politique.
Conformément à la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par le Réseau DEF s’appuient sur une base légale.

Le Réseau DEF procède au traitement des données personnelles du Client sous réserve que ce dernier :

  • (i) ait conclu un contrat de prestation de services et/ou d’acquisition de produits ;

  • (ii) ait complété un formulaire de collecte électronique afin de participer à un évènement organisé par le Réseau DEF ;

  • (iii) se soit inscrit ou abonné à des services mis en ligne par le Réseau DEF (p. ex. site Internet, réseaux sociaux, chaîne YouTube) ; et/ou

  • (iv) que son consentement exprès ait été recueilli (p. ex. dépôt de cookies sur le terminal de navigation du Client lors de sa visite d’un site Internet édité par le Réseau DEF).
Le Réseau DEF collecte et traite les données à caractère personnel que le Client lui communique volontairement soit par le biais d’un formulaire de collecte, soit lors de la conclusion d’un contrat de prestation de services et/ou d’acquisition de produits.

Les Clients sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.

Dans le cas où des réponses sont obligatoires, le Réseau DEF explique aux Clients les conséquences d’une absence de réponse.

Les données à caractère personnel collectées dans ce cadre sont les suivantes :

DONNÉES NON TECHNIQUES (selon les cas d’usage) :
  • (i) Identification : nom, prénom, civilité, fonction, pseudonyme, pseudo réseaux sociaux ;
  • (ii) Coordonnées : Téléphone, adresse e-mail, adresse postale, fax, … ;
  • (iii) Photo : lorsque vous nous accordez ce droit (généralement prise à l’occasion d’évènement ou d’interview lors de nos évènements) ;
  • (iv) Vie professionnelle : profession, diplômes, expériences professionnelles, … ;
  • (v) Données bancaires si nécessaires ;
  • (vi) Vie personnelle et habitudes de vie (p. ex. habitudes d'achat, projets d'achat).

Le Réseau DEF collecte et traite les données personnelles du Client relatives à sa navigation et à son comportement sur un site Internet édité par le Réseau DEF.

Les données à caractère personnel collectées dans ce cadre sont les suivantes :

DONNÉES TECHNIQUES (selon les cas d’usage)
  • (i) Données d’identification (IP)
  • (ii) Données de connexion (logs notamment)
  • (iii) Données relatives au consentement (clic) essentiellement pour les accès à nos services (Sentinel etc.)

Le Réseau DEF ne traite pas de données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD (données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethniques, opinions philosophiques, politiques, syndicales, religieuses, vie sexuelle ou de santé).
Ce paragraphe vise à informer le Client sur l’utilisation par le Réseau DEF, des données collectées directement ou indirectement.

Le traitement des données personnelles du Client par le Réseau DEF est nécessaire pour lui permettre d’accomplir les finalités suivantes :

  • (i) traitement des dossiers ;
  • (ii) gestion de la relation client ;
  • (iii) gestion des événements organisés par le Réseau DEF (conférences, petits déjeuners, etc.) ;
  • (iv) envoi de newsletters ou fils d’informations ;
  • (v) amélioration de la navigation sur les sites ;
  • (vi) réponses aux questions qui lui sont posées (par téléphone ou en ligne) ;
  • (vii) réponses à des appels d’offres publics ou privés ;
  • (viii) suivi commercial personnalisé ;
  • (ix) amélioration de ses services ;
  • (x) réponses à nos obligations administratives ;
  • (xi) gestion des demandes d’exercice des droits des personnes concernées tels qu’énumérés à l’article 8 ci-après.
Toutes les données à caractère personnel collectées et traitées par le Réseau DEF sont strictement confidentielles.

Le Réseau DEF s’engage à ne pas transmettre les données à caractère personnel de ses Clients à un tiers susceptible de les utiliser à ses propres fins, sans leur consentement exprès.

Le Réseau DEF s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.

Destinataires internes :

  • (i) Ensemble des collaborateurs du Réseau DEF Les destinataires internes du Réseau DEF sont formés et habilités à traiter des données à caractère personnel.


Destinataires externes :

  • (i) Prestataires ou services support (sous-traitants, prestataire divers etc.)
  • (ii) Avocats, experts, mandataires, huissiers, etc.
  • (iii) Instances judiciaires
  • (iv) Administration


Lorsque le destinataire concerné est situé en dehors de l’Union Européenne, ou dans un pays ne disposant pas d’une réglementation adéquate au sens du RGPD, le Réseau DEF encadre sa relation contractuelle avec ce tiers en adoptant un dispositif contractuel approprié.

Il convient de souligner que le Réseau DEF pourra être amené à transmettre les données à caractère personnel de ses Clients pour répondre à une injonction des autorités légales.
Les données personnelles du Client sont conservées pendant une durée de trois (3) ans à compter de leur collecte.

Les statistiques de mesures d’audience ne sont pas conservées pour une durée supérieure à treize (13) mois.

Toutefois, à l’issue des délais précités, en ce compris en tant que de besoin à compter de la demande de suppression du Client, ses données à caractère personnel pourront faire l’objet d’un archivage intermédiaire afin que le Réseau DEF puisse satisfaire à ses obligations légales de conservation :

  • (i) le contrat conclu dans le cadre d’une relation commerciale sera conservé cinq (5) ans à compter de sa conclusion ;
  • (ii) le contrat conclu par voie électronique d’un montant supérieur ou égal à 120 euros sera conservé deux (2) ans à compter de sa conclusion ;
  • (iii) les documents bancaires seront conservés cinq (5) ans à compter de leur communication ;
  • (iv) les documents relatifs à la gestion des commandes seront conservés dix (10) ans ;
  • (v) les documents relatifs à la gestion de la facturation seront conservés dix (10) ans.

Certaines données pourront être archivées au-delà des durées prévues (i) en cas de procédure contentieuse afin de permettre d’établir la réalité des faits litigieux ; et/ou (ii) pour les besoins de la recherche, de la constatation et de la poursuite des infractions pénales dans le seul but de permettre, en tant que besoins, la mise à disposition de ces données à l’autorité judiciaire.

L’archivage implique que ces données soient anonymisées et ne soient plus consultables en ligne mais soient extraites et conservées sur un support autonome et sécurisé.

Passés les délais fixés dans ladite politique, les données sont supprimées.
Les Clients disposent d’un droit d’accès, de modification, d’opposition, de limitation, de portabilité, de rectification, de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès et de suppression de ses données personnelles, ces derniers étant conditionné au respect des règles suivantes :

  • (i) la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour ;
  • (ii) la demande doit être formulée par écrit à l’adresse suivante : rgpd@reseau-def.com

Au visa du droit à la portabilité des données, les Clients ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement. Les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique, sauf demande expresse contraire.

Les Clients sont informés que ces droits ne peuvent jamais porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication. Ces droits ne peuvent en aucun cas permettre d’accéder à des documents soumis au Secret Défense.

Le droit à la suppression des données personnelles des Clients ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.

Le Client peut, à tout moment, porter réclamation devant l’autorité de contrôle compétente.
Le droit à la suppression des traitements des données personnelles des Clients ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale. En dehors de cette situation, les Clients pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :
  •  lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
  •  lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
  •  lorsque qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
  •  lorsque la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
  •  lorsque les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.
Les Clients sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque. Dans le cas où des réponses sont obligatoires, le Réseau DEF explique aux Clients les conséquences d’une absence de réponse.
Le Réseau DEF informe ses Clients qu’il pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel. Le sous-traitant désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Réseau DEF.
Dans ce cas, le Réseau DEF s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.
Le Réseau DEF s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données que lui. De plus, le Réseau DEF se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.
Il appartient au Réseau DEF de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité ou physique, qu’il estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent principalement :

  • (i) l’utilisation de mesures de sécurité pour l’accès aux locaux (fermeture des bureaux, badges, etc.) ;
  • (ii) la sécurité de l’accès à nos postes informatiques et smartphones (mots de passe modifiés régulièrement) ;
  • (iii) la mise en place de login et password pour toutes nos applications métiers ;
  • (iv) la gestion des habilitations pour l’accès aux données (spécificité pour nos services financier et comptable et communication) ;
  • (v) utilisation de VPN dans le cadre des connexions à distance ;
  • (vi) emploi du mot de passe complexe pour notre réseau Wi-Fi modifié chaque mois.

En tout état de cause, le Réseau DEF s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.
Le Réseau DEF détient un registre des traitements de données personnelles qui tient à la disposition de la Commission nationalité informatique et liberté.
La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Commission Européenne.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des Clients par tout moyen choisi par le Réseau DEF en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).
Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter notre Comité RGPD à l’adresse électronique suivante : rgpd@reseau-def.com

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